Controle de Pagamentos Recorrentes
O Controle de Pagamentos Recorrentes, é uma funcionalidade do Controle de Transportadoras que possibilita a realização de lançamentos em lote de Contas a Pagar, sendo vantajosa para despesas com padrões repetitivos e previsíveis, como aluguel, serviços de internet e telefonia, salários dos funcionários, entre outras categorias.
Essa ferramenta não apenas economiza tempo e esforço, mas também ajuda a manter os lançamentos em dia. 😉
Cadastro de Pagamentos Recorrentes
O primeiro passo para realizar os lançamentos dos Pagamentos Recorrentes, é informar os dados dos Contas a Pagar, cadastrando o Pagamento.
A tela de Cadastro de Pagamentos Recorrentes está disponível através do menu Financeiro | Controle de Pagamentos Recorrentes | Cadastro de Pagamentos Recorrentes.
Na tela, deve ser preenchida uma Descrição para a Cobrança, que será utilizada para identificar este Cadastro. Importante informar a Periodicidade entre os lançamentos, sendo o intervalo mais utilizado o Mensal. O Valor também é um campo obrigatório, assim como o Dia de Vencimento Padrão. O campo Quantidade de Lançamentos já vem preenchido com o valor 1, mas ele deve ser ajustado conforme a quantidade desejada para os lançamentos a serem realizados de uma única vez com esse Cadastro.
Além dos campos obrigatórios mencionados, é possível preencher outras informações, como a Data Final da Vigência, que determina o período final de utilização desse Cadastro. Também é possível inserir percentuais para Multa e Juros, e informações de Centro de Custo e Classificação Financeira.
É necessário ainda informar o Fornecedor, ou Fornecedores, para os quais os lançamentos devem ser realizados.
Para Incluir, Excluir ou Alterar as informações de Fornecedor, clique nas opções disponíveis no meio da tela, na aba Fornecedores.
Ao vincular um Fornecedor, também é possível adicionar um Período de Vigência, Dia de Vencimento e Observação específica para o cadastro em questão, sendo campos mais utilizados quando há mais de um Fornecedor para o mesmo Pagamento Recorrente.
Após preenchidas todas as informações conforme necessário, confirme as telas para finalizar o Cadastro do Pagamento Recorrente.
É possível visualizar os Cadastros de Pagamentos Recorrentes em formato de lista, através do menu Financeiro | Controle de Pagamentos Recorrentes | Lista de Pagamentos Recorrentes.
As Listas podem ser customizadas através das opções disponíveis de personalização. Para verificar como exportar ou personalizar Listas no sistema, clique aqui.
Processamento de Pagamentos Recorrentes
Para Processar os Pagamentos Recorrentes, acesse o menu Financeiro | Controle de Pagamentos Recorrentes | Processamento de Pagamentos Recorrentes.
Nesta tela, localize o Cadastro de Pagamento Recorrente que deseja utilizar. Lembre-se de que, caso o Cadastro tenha atingido a Data de Vigência limite, não irá aparecer para processar.
No campo "Data Base", deve ser informada a data a partir da qual os lançamentos devem ser realizados. Essa mesma data também será utilizada como a "Data de Emissão" dos lançamento de Contas a Pagar.
É possível informar uma Data de Vencimento que sobrescreva a do Cadastro, marcando o item e preenchendo a data no campo correspondente localizado no final da tela.
Para realizar os lançamentos, selecione o Cadastro e, em seguida, clique no botão "Processar".
Após o processamento, uma mensagem é exibida para a confirmação da operação pelo usuário.
Assim que a mensagem for confirmada, uma nova mensagem é exibida, perguntando se deseja visualizar os lançamentos efetuados. Esses lançamentos são exibidos como uma lista e, ao clicar com o botão direito do mouse sobre um registro específico, é possível abrir a tela de Lançamento de Contas a Pagar.
Observação: é possível realizar um novo Processamento para um Cadastro de Cobrança somente para períodos em que esses lançamentos ainda não tenham sido efetuados. Ou seja, só é possível processar um Cadastro uma única vez por período, garantindo que não fiquem duplicados.
Atualização de Valores de Pagamentos Recorrentes
É possível atualizar os valores dos Cadastros de Pagamentos Recorrentes utilizando um percentual de reajuste. Para isso, acesse o menu Financeiro | Controle de Pagamentos Recorrentes | Atualização de Valores de Pagamentos Recorrentes.
Selecione os Cadastros que deseja atualizar, informe o percentual do reajuste no campo correspondente e, em seguida, clique no botão "Simular".
É exibido o Valor Modificado em uma coluna ao lado do Valor Atual, para conferência.
Após a verificação, pode ser confirmada a alteração. Ainda é exibida uma mensagem para a confirmação da operação.
Observação: não são atualizados valores dos Contas a Pagar já processados, o reajuste é apenas para os Cadastros de Cobrança Recorrente.
Excluir Processamento
Para realizar a exclusão de um Lançamento do Contas a Pagar, é necessário excluir o Processamento.
Para isso, acesse a tela de Cadastro de Pagamentos Recorrentes e localize o Cadastro ao qual pertence o Processamento.
Os Processamentos já realizados com o Cadastro ficam na aba Histórico de Processamentos.
Para excluir, selecione o registro e clique no botão "Excluir Processamento". Após isso, é exibida uma mensagem de confirmação da exclusão.
Observação: a exclusão precisa ser realizada uma a uma, e só é possível excluir lançamentos que não possuem Baixa de Pagamento.
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