Controle de Cheques
Para um melhor entendimento dos assuntos relacionados a Cheques, é fundamental a compreensão dos seguintes termos:
Emitente: é quem coloca um cheque em circulação ou o emite, ou seja, responsável pelo Cheque Emitido;
Favorecido: empresa ou pessoa a quem será efetuado o pagamento, também pode ser chamado de beneficiário, ou seja, é quem terá em mãos o Cheque Recebido;
Compensação: é o processo efetuado entre bancos, da transição de valores até a realização da baixa do pagamento.
Lançamento de Cheques
Os registros de Cheques no sistema podem ser realizados através da baixa de Contas a Receber, Contas a Pagar e através da Geração de Movimento Bancário.
▪ Recebimento com Cheques
Para realizar o lançamento do Recebimento de Cheques através da baixa de um Contas a Receber, acesse a tela de Lançamento de Contas a Receber (menu Financeiro | Contas a Receber | Lançamento de Contas a Receber) e clique na opção "Recebimento com Cheque" do menu do botão "Baixar" do quadro Parcelas.
Na tela de Confirmação de Baixa de Contas a Receber, além das informações da Baixa (Data do Pagamento, Conta Bancária / Caixa e o Centro de Receita), deve ser preenchido o quadro Dados do Cheque Recebido, com o Número do Cheque, Data de Vencimento, Situação e os dados do Emitente.
Para cheques pré-datados (pendentes de compensação), no campo "Situação" deve permanecer a opção "Aberto".
Para cheques já compensados, o campo "Situação" deve ser preenchido como "Baixado".
Caso não possua o Tipo de Recebimento/Pagamento para Cheques cadastrado em seu sistema, acesse o menu Cadastros | Financeiro | Tipo de Pagamento/Recebimento e realize o cadastro. Em caso de dúvidas, acesse o manual dessa tela. 😉
Acessando a tela de Geração de Movimento Bancário, pelo menu Financeiro, é possível lançar o Recebimento com Cheque, através da opção correspondente do menu do botão "Incluir".
O valor inserido no campo "Documento" do Movimento Bancário será o número do Cheque. Devem ser preenchidos os demais campos da aba Movimento Bancário. Caso o Cheque ainda não tenha sido Compensado (pré-datado) o campo "Compensação" deve permanecer sem preenchimento.
Na aba Cheque Recebido, devem ser preenchidos os dados do Cheque. Caso seja alterado o campo "Situação" para "Baixado", o campo "Compensação" será preenchido automaticamente com o mesmo valor do campo "Previsão de Baixa".
▪ Pagamento com Cheque
O Pagamento com Cheques no sistema pode ser realizado através de um Cheque de própria emissão (Cheque Emitido), ou ainda através de um Cheque recebido de um Cliente (Cheque Recebido) que pode ser repassado ao Fornecedor.
Para o registro de Cheques Emitidos através da baixa de documentos de Contas a Pagar, acesse o menu Financeiro | Contas a Pagar | Lançamento de Contas a Pagar, e clique no item de menu Pagamento com Cheque | Emitido do botão "Baixar".
Na tela de Confirmação de Baixa de Contas a Pagar, além das informações da Baixa (Data do Pagamento, Conta Bancária / Caixa e Centro de Receita), deve ser preenchido o quadro Dados do Cheque Emitido, com o Número do Cheque, Data de Vencimento, Situação e Nominal. Caso os Dados do Favorecido não tenham sido preenchidos automaticamente através dos dados do Cadastro do Fornecedor, podem ser preenchidos manualmente.
O Número do Cheque é preenchido com um número previsto, que faz parte da sequência do último Cheque Emitido lançado no sistema para a Conta Bancária selecionado, caso seja necessário alterar, basta marcar o campo "Numero" para habilitar o preenchimento manual.
O Pagamento de Cheques também pode ser realizado utilizando os Cheques Recebidos já lançado no sistema, para isso, acesse o documento a ser pago lançado previamente no sistema, e clique no item Pagamento com Cheque | Recebido do menu do botão "Baixar".
Em seguida, é aberta a tela de Localização de Cheques Recebidos para a seleção do Cheque que já foi anteriormente lançado no sistema. Após clicar em "Confirmar", na tela de Confirmação de Baixa de Contas a Pagar, os Dados do Cheque Recebido já são preenchidos, sendo necessário apenas complementar as informações nos demais campos.
As mesmas opções de lançamentos de Pagamento com Cheque estão disponíveis na tela de Geração de Movimento Bancário (menu Financeiro | Geração de Movimento Bancário) no item Pagamento com Cheque do menu do botão "Incluir".
Observação: a alteração do número do cheque nesta tela fica na aba Cheque Emitido.
Painel de Controle de Cheques
Através do painel de Controle de Cheques é possível visualizar, organizar e modificar os Cheques Emitidos e Recebidos. Esta tela está disponível no menu Financeiro | Controle de Cheques.
Nesta tela, é possível realizar filtros de Períodos (Data de Emissão, Vencimento e Compensação), também pelo Número do Cheque, Tipo do Cheque (Todos, Emitido e Recebido) e Situação (Todos, Devolvido, Devolvido Quitado e Cancelado), além do filtro de Clientes/Fornecedores.
O Tipo e a Situação dos Cheques possuem identificação por cores em suas respectivas colunas. As legendas ficam localizadas na parte inferior da tela.
Clicando com o botão direito do mouse sobre um registro da listagem, são apresentadas opções dependendo da Situação em que se encontra o Cheque.
Para os Cheques em Situação Normal são apresentadas as seguintes opções:
Atualizar a Lista: ao selecionar esta opção, são atualizadas as informações da listagem de Controle de Cheques. Esta opção é apresentada para todos os Tipos/Situações de Cheques;
Visualizar Movimento Bancário: ao selecionar esta opção, é aberta a tela de Geração de Movimento Bancário, onde é possível realizar alterações no lançamento, como por exemplo, informar a data da Compensação do Cheque;
Marcar Cheque como Devolvido: ao selecionar esta opção, é aberta a tela de Devolução de Cheque, onde pode ser informada a Data e a Justificativa explicando o motivo pelo qual o Cheque selecionado não pôde ser compensado;
Incluir Cheque Cancelado: ao selecionar esta opção, é aberta a tela de Cancelamento de Cheque, onde podem ser preenchidas as informações de um Cheque cancelado para que seja inutilizada a numeração. Esta opção está disponível para todos os Tipos/Situações de Cheques. Obs.: esta opção não cancela o registro selecionado na listagem, apenas inutiliza a numeração de um Cheque, que pode ocorrer por exemplo, em que a folha do Cheque não foi utilizada. Caso algum registro de cheque esteja incorreto no sistema, é necessário alterá-lo ou então excluí-lo.
Clicando com o botão direito do mouse sobre um Cheque com a Situação de Devolvido, além das opções apresentadas para todos, são apresentadas as seguintes opções:
Retirar a Devolução do Cheque: ao selecionar esta opção, é aberta uma tela para informar novamente a Data de Baixa do Cheque, após este procedimento, a Situação volta para Normal.
Incluir Quitação da Devolução: ao selecionar esta opção, é possível escolher se a quitação do Cheque deve ser realizada via Recebimento/Pagamento ou com outro Cheque. Após selecionar a opção desejada, é aberta a tela de Geração de Movimento Bancário para o preenchimento das informações de quitação.
No registro de um Cheque Devolvido Quitado, ao clicar com o botão direito do mouse sobre ele, além das opções apresentadas para todos, é apresentada a seguinte opção:
Excluir Quitação de Devolução: ao selecionar esta opção, perguntando ao usuário se ele deseja realizar a retirada da Quitação, ao confirmá-la, o Cheque retorna para a situação "Devolvido".
Um Cheque apresenta a Situação de Cancelado quando é incluído como Cheque Cancelado para inutilização do número, ou ainda, quando excluída uma baixa de Contas a Pagar ou a Receber que havia sido realizada com Cheque.
Quando for necessário utilizar novamente a numeração de um Cheque Cancelado, este precisa ser excluído, pois o sistema não permite numeração repetida de Cheques para uma mesma Conta Bancária.
Ao clicar com o botão direito do mouse sobre um registro nesta situação, além da opção de "Atualizar a Lista" e "Incluir Cheque Cancelado", é apresentada a seguinte opção:
Excluir Cheque Cancelado: nesta opção o registro do Cheque Cancelado é excluído, permitindo a utilização da sua numeração novamente.
Lista de Cheques
Além do Painel de Controle de Cheques, uma outra maneira de visualizar os Cheques de forma mais simplificada, é através da Lista de Cheques.
Esta lista está disponível através do botão "Lista de Cheques" da tela de Movimento Bancário e Movimento de Contas (menu Financeiro | Movimento Bancário e Movimento de Contas).
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