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Definindo a Forma de Controle do Saldo Devedor das Pessoas junto à Empresa

Na tela de Mapas tipos de conta corrente acessada através do menu Transporte | Conta Corrente | Mapa tipos conta corrente, clique no botão "Adicionar".

Na tela de Mapas tipos de conta corrente, são criadas as formas de controle do saldo devedor das pessoas em relação à empresa.

Para isso preencha os seguintes campo:

• Nome controle: informe uma descrição para identificar o controle. Se o controle for genérico e utilizar apenas um mapa de conta corrente, a descrição pode ser abrangente, mas se o objetivo for criar um mapa para cada tipo de dívida que a pessoa possa ter com a empresa, recomenda-se utilizar descrições específicas.

Optar por controles separados ou unificados impacta diretamente na emissão dos relatórios de acompanhamento de saldos das pessoas.

Quando os controles são separados, o relatório pode ser emitido individualmente por controle — por exemplo, apenas do controle Uniformes, apenas do controle Cota Capital e assim por diante. Já em um controle unificado, todas as informações serão consolidadas em um único relatório.

• Ativo: indica se o controle está ativo ou inativo no sistema.

Valores a considerar a atualização saldo:

• Pagamentos e Recebimentos: quando essa opção é selecionada, o sistema solicita que seja informada ao menos uma conta gerencial. Essa conta (ou conjunto de contas) servirá como referência para o ajuste do saldo devedor de uma pessoa.

Por exemplo: ao definir a conta gerencial “Despesa com Correios”, todo pagamento registrado com essa conta aumentará o saldo devedor da pessoa, enquanto todo recebimento utilizando a mesma conta reduzirá o saldo.

O sistema considera tanto documentos programados quanto não programados para esses ajustes.

• Registros da ferramenta Controle de Valores: quando essa opção é selecionada, o saldo devedor da pessoa passa a ser atualizado com base nos registros lançados na ferramenta Controle de Valores, que será detalhada ainda neste tópico de ajuda.

Observação: recomenda-se escolher apenas uma das opções - “Pagamentos e Recebimentos” ou “Registros da ferramenta Controle de Valores” - mesmo que ambas possam ser marcadas ao mesmo tempo, para manter o controle do saldo devedor mais simples e padronizado.

• Descontos CF: independentemente da forma de controle escolhida pela empresa (“Pagamentos e Recebimentos” ou “Registros da ferramenta Controle de Valores”), é possível definir que a emissão de contratos de frete influencie diretamente no abatimento do saldo devedor da pessoa.

Para que os descontos sejam aplicados nos contratos de frete, devem ser criados campos do tipo “valores outros”, que, combinados com ajustes nas regras, permitirão ao sistema descontar automaticamente um valor específico do saldo devedor.

• Valor desconto sugerido: campo destinado a definir o valor padrão que será sugerido como desconto no contrato de frete para o contratado que possuir débito com a empresa. A utilização desse valor na tela de emissão do contrato depende da configuração da regra correspondente.

O valor sugerido pode ser zero. Independentemente de ser zero ou não, o usuário poderá ajustar manualmente o valor do desconto diretamente no contrato de frete, desde que a regra esteja configurada para permitir essa alteração.

• Valor outro contrato frete: campo destinado a informar o “tipo valor outro” criado para uso no contrato de frete, o qual receberá o valor do desconto sugerido ou o valor inserido manualmente pelo usuário.

O valor sugerido pode ser zero. O usuário poderá ajustar manualmente o valor do desconto diretamente no contrato de frete, desde que a regra esteja configurada para permitir essa alteração.

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Utilização da ferramenta Controle de Valores

Caso, na ferramenta Mapa Conta Corrente, tenha sido definido que o controle do saldo devedor das pessoas será realizado por meio dos registros da ferramenta Controle de Valores, utilizaremos essa ferramenta para registrar tanto os valores concedidos (adiantamentos realizados às pessoas) quanto os valores recebidos (devoluções efetuadas por elas).

• Para realizar o lançamento acesse a tela de Controle de Valores através do menu Transporte | Controle Conta Corrente | Controle de Valores.

As operações de Adiantamento ou Devolução podem ou não impactar a movimentação financeira da empresa, dependendo da configuração adotada.

Para cada uma das operações (Adiantamento ou Devolução) o usuário poderá escolher entre:

Gerar Transferência

A operação “Gerar transferência” criará uma transferência de valores entre duas contas financeiras. No momento do registro da operação cabe usuário avaliar se o melhor caminho é realmente a geração de uma transferência.

Na tela de Controle de Valores preencha os seguintes campos:

• Valor: informe o valor do adiantamento ou da devolução;

• Empresa: selecione a empresa que será utilizada na operação;

• Pessoa: indique a pessoa cujo saldo devedor será atualizado;

• Conta Origem e Conta Destino: conta financeira da qual o valor será debitado e creditado, respectivamente;

• Tipo transação: selecione o tipo de transação (dinheiro, TED, DOC etc.);

• Mapa conta corrente: informe o mapa de conta corrente que a empresa deseja utilizar. Deve ser escolhido um mapa cuja opção “Registros da ferramenta Controle de Valores” esteja marcada;

• Observação: campo destinado a informações adicionais que o usuário considerar necessárias. O conteúdo deste campo será exibido tanto no comprovante gerado pela operação quanto no relatório de conferência dos saldos devedores.

Para finalizar clique no botão "Cadastrar".

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Programar Contas a Receber / Pagar

A operação ‘Programar contas a receber’ (disponível quando o tipo for Devolução) ou ‘Programar contas a pagar’ (disponível quando o tipo for Adiantamento) cria automaticamente um título — a receber ou a pagar, conforme o tipo da operação.

A geração desse título, por si só, já atualiza o saldo devedor da pessoa.

Para isso preencha os seguintes campos:

• Valor: informe o valor do adiantamento ou da devolução;

• Empresa: selecione a empresa que será utilizada na operação;

• Pessoa: indique a pessoa cujo saldo devedor será atualizado;

• Cliente / Fornecedor: informe o cliente do título a receber ou o fornecedor do título a pagar (geralmente será a mesma pessoa indicada no campo Motorista).;

• Tipo doc.: selecione o tipo de documento do título;

• Nº doc.: informe o número do documento associado ao título;

• Mapa conta corrente: informe o mapa de conta corrente que a empresa deseja utilizar. Deve ser escolhido um mapa cuja opção “Registros da ferramenta Controle de Valores” esteja marcada;

• Observação: campo destinado a informações adicionais que o usuário considerar necessárias. O conteúdo deste campo será exibido tanto no comprovante gerado pela operação quanto no relatório de conferência dos saldos devedores.

Para finalizar clique no botão "Cadastrar".

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Não fazer nada 

A operação Não fazer nada não gera qualquer registro no módulo Financeiro, porém atualiza o saldo devedor da pessoa, que poderá ser conferido em relatório específico.

E preencha os seguintes campos:

• Valor: informe o valor do adiantamento ou da devolução;

• Empresa: selecione a empresa que será utilizada na operação;

• Pessoa: indique a pessoa cujo saldo devedor será atualizado;

• Mapa conta corrente: informe o mapa de conta corrente que a empresa deseja utilizar. Deve ser escolhido um mapa cuja opção “Registros da ferramenta Controle de Valores” esteja marcada;

• Observação: campo destinado a informações adicionais que o usuário considerar necessárias. O conteúdo deste campo será exibido tanto no comprovante gerado pela operação quanto no relatório de conferência dos saldos devedores.

Para finalizar clique no botão "Cadastrar".

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Na listagem de lançamentos da tela de Controle de Valores, é possível selecionar um registro específico para visualizar os dados do lançamento clicando no botão "Comprovante".

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Registro do saldo devedor inicial ou atualização do saldo conforme controle por Pagamentos e Recebimentos

O saldo devedor inicial, assim como qualquer aumento da dívida da pessoa, será registrado por meio da realização de Pagamentos de documentos programados ou não programados.

No caso de pagamentos de documentos não programados, eles devem ser efetuados com as seguintes características:

• Data do lançamento: informe a data em que o reajuste do saldo será registrado;

• Conta: será utilizada uma conta financeira exclusiva para esse tipo de registro, pois ela não poderá impactar a gestão financeira da empresa. Essa conta não deve ser considerada nos relatórios de saldos e disponibilidades financeiras;

• Tipo: selecionar Pagamento não programado;

• Pessoa: indicar a pessoa que passará a ter uma dívida junto à empresa;

• Valor: informar o valor monetário que será acrescido ao saldo devedor;

• Conta gerencial: utilizar uma das contas gerenciais definidas no controle de conta corrente, pois somente essas contas estão configuradas para aumentar o saldo devedor;

• Apropriação: pode ser o centro de custos geral da empresa ou qualquer outro escolhido pelo usuário; essa informação não interfere no controle;

• Histórico: registrar um texto explicativo que descreva o motivo do lançamento, facilitando a identificação e análise futuras.

Abatimento do saldo devedor por pagamento em espécie

Quando a pessoa efetuar o pagamento em dinheiro para reduzir seu saldo devedor, deve-se registrar um Recebimento em nome dela, utilizando ao menos uma das contas gerenciais configuradas no controle.

Por exemplo: se as contas gerenciais “Uniformes” e “Telefone” foram utilizadas para classificar o saldo devedor e o controle não é individualizado (ou seja, ambas as contas estão registradas no mesmo lançamento), o recebimento deverá ser lançado em pelo menos uma dessas duas contas gerenciais.

• Data do lançamento: informe a data em que o reajuste do saldo será registrado;

• Conta: será utilizada uma conta financeira exclusiva para esse tipo de registro, pois ela não poderá impactar a gestão financeira da empresa. Essa conta não deve ser considerada nos relatórios de saldos e disponibilidades financeiras;

• Tipo: selecionar Pagamento não programado;

• Pessoa: indicar a pessoa que passará a ter uma dívida junto à empresa;

• Valor: informar o valor monetário que será acrescido ao saldo devedor;

• Conta gerencial: utilizar uma das contas gerenciais definidas no controle de conta corrente, pois somente essas contas estão configuradas para aumentar o saldo devedor;

• Apropriação: pode ser o centro de custos geral da empresa ou qualquer outro escolhido pelo usuário; essa informação não interfere no controle;

• Histórico: registrar um texto explicativo que descreva o motivo do lançamento, facilitando a identificação e análise futuras.

O sistema possui o Relatório de Controle de Conta Corrente acessado através o menu Transporte | Controle de Conta Corrente | Relatórios | Relatório de controle de conta corrente.