Os Relatórios de Análise de Resultados disponíveis no sistema que utilizam as Despesas Extras são:

• Relatório de Conhecimentos (menu Transporte | Relatórios | Relatório de Conhecimentos), modelo Resultado Multi Empresas;

• Relatório de Contratos de Frete (menu Transporte | Relatórios | Relatório de Contratos de Fretes), modelo Resultado Multi Empresas;

• Relatório de Ordens de Carregamento (menu Transporte | Relatórios | Relatório de Ordens de Carregamento), modelo Resultado.

O uso dessa ferramenta permite que o setor operacional registre os custos gerados durante a execução do transporte.

Normalmente, esses custos são identificados primeiro e, depois, é emitido o documento fiscal para a cobrança. Nessas situações, costumam ocorrer dois problemas principais:

• Lançar o custo no momento em que chega o comprovante da despesa: quando o registro do custo é feito apenas após a chegada do documento fiscal à empresa, corre-se o risco de perder a clareza sobre a vinculação desse documento à operação de transporte que originou o gasto. A situação se torna ainda mais complexa quando o documento se refere a várias operações, o que dificulta significativamente a realização de um rateio justo;

• Lançar o custo no momento em que ocorre: normalmente, quem possui maior clareza sobre a relação entre o custo e a operação de transporte correspondente é do setor operacional da empresa. Entretanto, nesse momento, geralmente ainda não existe um documento fiscal disponível que permita o lançamento correto da despesa no setor financeiro.

Considerando essas duas dificuldades, a “Despesa Extra” possibilita que o setor operacional registre valores de custos diretamente nas operações de transporte, sem a necessidade imediata dos documentos fiscais, da classificação gerencial ou dos centros de custo para lançamento no sistema.

Ainda assim, o sistema pode ser configurado para gerar automaticamente títulos no módulo financeiro a partir do registro da despesa, caso essa integração seja desejada.

Funcionamento

Nas telas de Conhecimento de Transporte e de Contrato de Frete, fica disponível o botão de operação extra “Despesas Extras”, que direciona para as telas correspondentes de Despesa Extra, onde é possível visualizar e incluir novas Despesas.

Ao selecionar um Contrato de Frete ou Conhecimento de Transporte e clicar no botão de operação extra “Despesas Extras”, é exibida uma listagem contendo apenas as despesas extras vinculadas a esse Documento.

• Ao incluir uma nova despesa com o Documento selecionado, os campos referentes ao Contrato de Frete ou ao Conhecimento de Transporte são automaticamente preenchidos.

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Também é possível realizar o lançamento de uma Despesa Extra para Contrato de Frete e para Conhecimentos de Transporte, diretamente nas telas correspondentes de Despesa Extra, disponíveis no menu Transporte | Despesas Extras do Conhecimento e Despesas Extras do Contrato.

• Na tela de Inclusão do Contrato de Frete é possível incluir Despesas Extras través do quadro que pode ser configurado para exibição.

Na tela de Despesas Extras do Conhecimento, devem ser preenchidos os seguintes campos:

• Fornecedor: informe o Fornecedor responsável pela Despesa;

• Tipo: selecione o Tipo de Despesa. Trata-se de um cadastro simples, sem vínculo com o plano gerencial ou fiscal;

• Documento: permite especificar o Tipo de Documento (por exemplo: Rec, NF, etc.);

• Data Lançamento: data em que a Despesa está sendo registrada;

• Nº: informe o número do Documento que comprova a Despesa, caso esteja disponível;

• Valor: valor total da Despesa;

• Observação: campo para descrever detalhes adicionais sobre a Despesa;

• Anexos: permite incluir arquivos relacionados à despesa, como comprovantes, notas fiscais ou recibos. O anexo facilita a conferência e a validação do lançamento, garantindo que toda documentação de suporte esteja registrada junto à Despesa.

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Na tela de Despesas Extras do Contrato de Frete, devem ser preenchidos os seguintes campos:

• Fornecedor: informe o Fornecedor responsável pela Despesa;

• Tipo: selecione o Tipo de Despesa. Trata-se de um cadastro simples, sem vínculo com o plano gerencial ou fiscal;

• Tipo de Pagamento: informe o Tipo de Pagamento da Despesa;

• Quantidade: informe a quantidade em litros. Este campo é utilizado principalmente para registrar gastos com combustíveis;

• Valor: valor total da Despesa;

• Observação: campo para descrever detalhes adicionais sobre a Despesa;

• Anexos: permite incluir arquivos relacionados à despesa, como comprovantes, notas fiscais ou recibos. O anexo facilita a conferência e a validação do lançamento, garantindo que toda documentação de suporte esteja registrada junto à Despesa.

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